eskul.cloud – System zarządzania szkołą

Pomoc

/
Pomoc

Zaczynamy!

Jak rozpocząć pracę w systemie eskul.cloud

  1. Zarejestruj się na stronie https://app.eskul.cloud/auth/register
  2. Podaj nazwę Twojej szkoły, NIP, adres e-mail, hasło oraz adres Twojego panelu (nie używaj polskich znaków i spacji, będzie to unikalny adres do Twojego panelu – tutaj przeczytasz o tym więcej). Aby się zarejestrować i korzystać z naszego systemu musisz zapoznać się i zaakceptować regulamin serwisu. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól kliknij przycisk UTWÓRZ KONTO.
  3. Na adres mailowy podany podczas rejestracji otrzymasz mail aktywacyjny. Kliknij w link podany w mailu i aktywuj swoje konto.
  4. Podczas aktywowania konta zostaniesz zalogowany do systemu.
    Jeśli konto zostało aktywowane już wcześniej to poprosimy Cię o zalogowanie się do systemu danymi podanymi podczas rejestracji.
  1. Moduł „dane szkoły” składa się z 4 zakładek widocznych u góry strony:
    • Dane szkoły
    • Dane do faktury
    • Elementy wizualne
    • Rejestracja kursanta
  2. Zakładka DANE SZKOŁY – uzupełnij podstawowe dane szkoły:
    • Nazwa szkoły
    • Adres – ulica, numer, numer lokalu, kod pocztowy, miasto
    • Dane teleadresowe – adres e-mail oraz numer telefonu
    • Ustawienia do umów – tu wpisz w czym imieniu zostanie podpisana umowa za szkołę
  3. Zakładka DANE DO FAKTURY – uzupełnij dane, które są potrzebne do wystawienia faktury dla kursantów (funkcja wystawiania faktur jeszcze nie została przez nas wdrożona, pracujemy nad nią i zostanie uruchomiona w przyszłości)
    • Nazwa działalności
    • Adres
    • Kod pocztowy
    • Miasto
    • NIP
  4. Zakładka ELEMENTY WIZUALNE – dodaj logo swojej szkoły oraz zdjęcie, które będzie wyświetlać się podczas logowania. Możesz spersonalizować również kolory layoutu systemu.
    • Kliknij na niebieski przycisk „Wybierz” znajdujący się w polu LOGO by dodać logo swojej szkoły. Pamiętaj, że plik musi mieć format .jpg lub .png.
    • Kliknij na niebieski przycisk „Wybierz” znajdujący się w polu ZDJĘCIE PRZY LOGOWANIU by dodać zdjęcie, które będzie pojawiać się podczas logowania. Pamiętaj, że plik musi mieć format .jpg lub .png. Aby zdjęcie wyświetlało się poprawnie musi mieć wymiary minimum 1920 x 1080 px.
    • Aby spersonalizować kolory layoutu swojego systemu naciśnij na pola z kolorami w polu „KOLOR PODSTAWOWY SYSTEMU” – to kolor wiodący, będzie go więcej oraz „KOLOR DODATKOWY SYSTEMU” – tego koloru będzie mniej w systemie niż KOLORU WIODĄCEGO, ale wciąż warto go wybrać.
      Po kliknięciu na pole  kolorem otwory się paleta barw – poruszaj suwakiem po prawej stronie lub punktem na centralnej części kwadratowej palety i wybierz kolor.
  5. Zakładka REJESTRACJA KURSANTA
    Postanowiliśmy ułatwić Ci rejestrację uczniów. Jeżeli klikniesz na suwak ”pozwól na rejestrację kont przez kursantów” znajdujący się na tej podstronie to aktywujesz możliwość samodzielnej rejestracji kursantów w systemie (aktywny suwak – biała kropka nie niebieskim tle, nieaktywny suwak – biała kropka na szarym tle)
    Jeśli aktywujesz tą możliwość to aktywuj również jakie informacje mają podać podczas rejestracji uczniowie. Możesz wybrać: imię, nazwisko, telefon. Możesz również prosić ich o akceptację regulaminu. Wpisz ją w pole tekstowe znajdujące się na dole strony.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdź wprowadzone informacje poprzez kliknięcie zielonego przycisku „ZAPISZ DANE”
  1. Z menu po lewej stronie wybierz USTAWIENIACH zakładkę „Placówki i sale”
  2. Domyślnie masz już dodaną placówkę główną. By edytować jej dane kliknij na przycisk z ikoną i wybierz EDYTUJ.
  3. Możesz tu zmienić nazwę placówki, adres oraz dodać dane teleadresowe.
  4. By móc w pełni korzystać z systemu dodaj SALE LEKCYJNE w placówce. By to zrobić wybierz zakładkę SALE LEKCYJNE.
  5. Wpisz nazwę sali oraz ilość osób, która zmieści się w sali. Dodaj salę klikając w niebieski przycisk z napisem DODAJ SALĘ.
    By dodać kolejną salę ponownie uzupełnij okno „Nazwa sali” oraz „Pojemność sali” i zatwierdź wprowadzone dane niebieskim przyciskiem.
    Kiedy dodasz już wszystkie sale w placówce zapisz wprowadzone informacje klikając w zielony przycisk na dole strony „ZAKTUALIZUJ I WRÓĆ DO LISTY”.
  1. Kliknij w niebieski przycisk znajdujący się u góry po prawej stronie DODAJ ROK SZKOLNY.
  2. Moduł „semestrów” składa się z 2 zakładek widocznych u góry strony: SEMESTRY oraz DNI WOLNE/FERIE.
  3. W zakładce SEMESTRY masz do uzupełnienia dwa pola. Kliknij w pierwsze pole  DATA OD* . Po chwili otworzy się kalendarz. Zaznacz na nim pierwszy dzień rozpoczynający semestr. Możesz poruszać się między miesiącami klikając na strzałki znajdujące się po prawej i po lewej stronie obok nazwy miesiąca i roku na kalendarzu. Klikaj w prawo by przenieść się do kolejnego miesiąca. Kliknij strzałkę w lewo by cofnąć się do poprzedniego miesiąca. 
  4. Kliknij w drugie pole DATA DO* i tu znów otworzy się kalendarz. Zaznacz na nim ostatni dzień semestru. Możesz poruszać się między miesiącami klikając na strzałki znajdujące się po prawej i po lewej stronie obok nazwy miesiąca i roku na kalendarzu. Klikaj w prawo by przenieść się do kolejnego miesiąca. Kliknij strzałkę w lewo by cofnąć się do poprzedniego miesiąca. 
  5. Po uzupełnieniu obu pól zatwierdź daty niebieskim przyciskiem DODAJ SEMESTR który znajduje się po prawej stronie.
  6. Przejdź teraz do zakładki DNI WOLNE/FERIE. Nie jest to zakładka, którą musisz uzupełnić, ale jej uzupełnienie może okazać się przydatne podczas tworzenia harmonogramu zajęć.

    By dodać wolne dni/ferie kliknij w pierwsze pole  DATA OD by wybrać  na kalendarzu pierwszy wolny dzień, w drugim polu DATA DO wybierz na kalendarzu ostatni dzień przerwy. Jeśli jest to przerwa trwająca jeden dzień to uzupełnij tylko pierwsze pole – czyli DATA OD, drugie pozostaw puste. W trzecim polu NAZWA wpisz jak w systemie ma być nazwana przerwa np. Ferie zimowe. Czwarte pole RODZAJ to pole wyboru. Po kliknięciu rozwinie się lista, z której należy wybrać czy te wolne dni to święto, ferie, przerwa czy inne.
  7. Po uzupełnieniu danych kliknij na zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY.

Możesz bezpłatnie testować system przez 14 dni.
Jednak w tej wersji nie ma możliwości podpisania umowy z kursantem/opiekunem. W wersji testowej nie posiadasz wykupionego pakietu SMS, dlatego kursant/opiekun nie otrzyma na swój numer telefonu wiadomości z kodem PIN służącym do zatwierdzenia umowy.

Zajęcia

Zarządzanie ofertą szkoły

  1. Z menu po lewej stronie w USTAWIENIACH kliknij w GRUPY WIEKOWE.
  2. Następnie kliknij w niebieski przycisk UTWÓRZ NOWĄ GRUPĘ WIEKOWĄ znajdujący się u góry z prawej strony.
  3. Uzupełnij pole NAZWA GRUPY WIEKOWEJ. W kolejnych polach podaj WIEK OD i WIEK DO kursantów danej grupy wiekowej.
  4. Po uzupełnieniu pól zapisz grupę wiekową klikając na zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY.
  5. By dodać kolejną grupę wiekową należy kliknąć w niebieski przycisk znajdujący się po prawej stronie (nad listą dodanych grup wiekowych) i tak jak poprzednio uzupełnić pola z nazwą grupy wiekowej oraz wiekiem.
  1. Z menu po lewej stronie w dziale MOJA SZKOŁA kliknij w ZAJĘCIA.
  2. Kliknij w niebieski przycisk znajdujący się u góry po prawej stronie DODAJ ZAJĘCIA.
  3. W polu NAZWA ZAJĘĆ wpisz zajęcia, których naukę oferujesz.
  4. Obok zakładki PODSTAWOWE INFORMACJE widoczna jest zakładka POZIOM ZAJĘĆ – kliknij na nią by dodać poziomy tego języka (np. podstawowy, zaawansowany).
  5. Uzupełnij pole NAZWA POZIOMU i dodaj go klikając w niebieski przycisk DODAJ POZIOM.
    By dodać kolejny poziom ponownie uzupełnij pole NAZWA POZIOMU i zatwierdź dane klikając w przycisk DODAJ POZIOM.
  6. Po uzupełnieniu danych zatwierdź je klikając w zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY. Po jego kliknięciu system przeniesie Cię do listy języków, które masz już dodane.
  1. By dodać czas trwania zajęć należy z menu po lewej stronie w dziale USTAWIENIA wybrać CZAS TRWANIA ZAJĘĆ.
     
  2. Kliknij w niebieski przycisk DODAJ CZAS TRWANIA ZAJĘĆ znajdujący się u góry z prawej strony.
  3. W polu CZAS TRWANIA ZAJĘĆ (W MINUTACH) wpisz ile minut trwają zajęcia.
  4. Po uzupełnieniu pola zapisz czas trwania zajęć poprzez kliknięcie przycisku ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY.
  5. Wiemy, że nie wszystkie zajęcia w Twojej ofercie muszą trwać tyle samo, dlatego możesz dodać kolejne opcje CZASU TRWANIA ZAJĘĆ. Wystarczy, że powtórzysz poprzednie czynności.
  1. Z menu po lewej stronie w dziale USTAWIENIA wybierz RODZAJE GRUP.
  2. Kliknij w niebieski przycisk UTWÓRZ RODZAJ GRUPY znajdujący się u góry z prawej strony.
  3. W polu NAZWA RODZAJU GRUPY wpisz jej nazwę. Zaznacz poniżej boxy, których języków dotyczy ta grupa. Po zaznaczeniu języka zaznacz również czas trwania zajęć. 
  4. Po uzupełnieniu pól zapisz RODZAJ GRUPY klikając na zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY

Nauczyciele / prowadzący

Zarządzanie kadrą szkoły

  1. Z menu po lewej stronie w dziale MOJA SZKOŁA wybierz NAUCZYCIELE.
  2. Kliknij w niebieski przycisk DODAJ NAUCZYCIELA znajdujący się u góry z prawej strony.
  3. Uzupełnij dane lektora – podaj jego imię i nazwisko, adres e-mail oraz telefon.
    Zaznacz również boxy dotyczące języków jakich uczy dany lektor i w której placówce pracuje.

    Kliknij na suwak jeśli chcesz oznaczyć nauczyciela jako Native Speaker
  4. Możesz dodać również dodatkowe informacje. W tym celu kliknij w drugą zakładkę znajdującą się u góry strony.
  5. By dodać dodatkowe pola do uzupełnienia, które mają się pojawić musisz najpierw przejść do zakładki USTAWIENIA > DODATKOWE POLA. Po ich dodaniu będą się pojawiać w tym miejscu (by dowiedzieć się więcej na ten temat przejdź do artykułu DODATKOWE POLA w naszej bazie wiedzy).
  6. By dodać DANE ADRESOWE nauczyciela przejdź do trzeciej zakładki znajdującej się u góry strony.
  7. Po uzupełnieniu wszystkich danych zapisz dodane informacje klikając na zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY.

Tak, po dodaniu lektora do systemu otrzyma on na podany adres mailowy wiadomość z informacją o dodaniu do systemu.

Tak, pamiętaj jednak, że niektóre pola są wymagane do sprawnego działania systemu.

Pamiętaj by zawsze zaznaczyć jakie zajęcia uczy nauczyciel oraz w której placówce pracuje.

Kursanci / Opiekunowie kursantów

Zarządzanie uczniami w szkole

  1. W menu po lewej stronie kliknij na KURSANCI/OPIEKUNOWIE
  2. Kliknij w niebieski przycisk DODAJ KURSANTA (przed dodaniem KURSANTA/OPIEKUNA pamiętaj, aby wcześniej dodać w systemie SEMESTRY)
    Zwróć uwagę, że w zależności od tego co zaznaczysz – „kursant dorosły”, „kursant niepełnoletni/dziecko”, „opiekun” – u góry pojawią się dodatkowe zakładki do uzupełnienia. Kliknij na nie by dodać brakujące informacje.
  3. Uzupełnij wszystkie pola i zapisz zmiany klikając na zielony przycisk ZAPISZ I WRÓĆ DO LISTY.

Umowy

Zarządzanie i podpisywanie umów on-line

  1. W menu po lewej stronie kliknij na SZABLONY UMÓW.
  2. Kliknij na niebieski przycisk UTWÓRZ SZABLON
  3. Po prawej stronie wybierz RODZAJ UMOWY.
  4. Wpisz nazwę dokumentu.
  5. Uzupełnij pole z treścią umowy. Skorzystaj ze zmiennych, które znajdują się po prawej stronie, dzięki czemu w umowie automatycznie będą dodawane dane kursanta, aktualna data itp
  6. Możesz dodać również załącznik. W tym celu kliknij na górze w przycisk DODAJ ZAŁĄCZNIK.
  7. Pojawi się nowa zakładka, kliknij na nią by uzupełnić treść załącznika.
  8. Po przygotowaniu szablonu zapisz go klikając na zielony przycisk ZAPISZ UMOWĘ.
  1. Z menu po lewej stronie wybierz KURSANCI/OPIEKUNOWIE
  2. Kliknij w ikonkę na końcu i wybierz GENERUJ UMOWĘ DO PODPISANIA
  3. Wybierz umowę, która ma być wysłana – zaznacz kółko przed jej nazwą. Zatwierdź jej wysłanie poprzez kliknięcie WYGENERUJ I WYŚLIJ UMOWĘ. Przed wysłaniem możesz jesz kliknąć w PODGLĄD by zobaczyć jak wygląda wysyłany szablon umowy.

    UWAGA! Jeśli nie posiadasz wykupionego pakietu SMS wiadomość z kodem PIN do zatwierdzenia umowy nie zostanie wysłana!
    W wersji testowej nie posiadasz wykupionego pakietu SMS, dlatego kursant/opiekun nie otrzyma na swój numer telefonu wiadomości z kodem PIN służącym do zatwierdzenia umowy.
  4. Informację o wysłaniu umowy znajdziesz w dziale MOJA SZKOŁA, w zakładce UMOWY. Sprawdzisz tu kiedy była wysłana (kolumna DATA WYGENEROWANIA) oraz jaki ma status (czy kursant podpisał umowę, jeśli tak to kiedy). Klikając na ikonę możesz pobrać PIN do umowy lub umowę.
  1. Z menu po lewej stronie kliknij w UMOWY (znajdziesz je w dziale MOJA SZKOŁA)
  2. Znajdziesz tu listę wysłanych umów – z wyszczególnionymi informacjami: data wysłania umowy, nazwa umowy, kursant/opiekun, grupa, rok szkolny oraz status umowy (jeśli została podpisana wyświetli się również data podpisania umowy).
  3. Przy każdej umowie na końcu znajduje się ikonka, po jej kliknięciu istnieje możliwość pobrania umowy oraz kodu PIN do niej.

Kod PIN otrzymuje kursant/opiekun podczas procesu podpisywania umowy na swój numer telefonu (jeśli nie posiadasz wykupionego pakietu SMS podpisanie umowy nie będzie możliwe, ponieważ system nie wyśle wiadomości SMS z kodem PIN, w wersji testowej systemu nie posiadasz pakietu SMS, dlatego kursant/opiekun nie otrzyma wiadomości z kodem PIN).
By otworzyć plik z umową należy go wpisać za każdym razem.

Właściciel szkoły również potrzebuje kodu by taką umowę otworzyć. Może go pobrać w systemie w dziale MOJA SZKOŁA zakładka UMOWY. Klikając w ikonę przy danej pozycji z umową może pobrać zarówno umowę jak i PIN.

Personalizacja

Dopasowanie wyglądu panelu

Podczas rejestracji prosimy Cię o uzupełnienie pola ADRES TWOJEGO PANELU. Domyślny adres logowania do systemu to https://app.eskul.cloud/ Możesz jednak posiadać własny unikalny odnośnik do systemu, który możesz podawać uczniom do rejestrowania się w systemie. Jeżeli wpiszesz w tym polu np. najlepszaszkolajezykowa to adres do Twojego panelu będzie wyglądał tak: https://najlepszaszkolajezykowa.eskul.cloud Możesz również zmienić obrazek w…

Masz pytania?
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi dotyczące programu eskul.cloud na swoje pytanie, napisz do nas!

info@eskul.cloud